طبقهبندی هزینه ها در مدیریت پروژه
جهت کسب اطلاعات بیشتر لطفا به سایت www.mahanco.comمراجعه فرمائید
طبقهبندی هزینه ها در مدیریت پروژه
طبقهبندی هزینه ها در مدیریت پروژه:
انجام هر فعالیتی، هزینه‌هایی در بر دارد. این هزینهها شامل دو گروه اصلی به نام‌های هزینه‌های مستقیم و هزینه‌های غیرمستقیم است. از مجموع این هزینهها هزینه‌های کل اتمام پروژه بدست می‌آید.
هزینه‌های مستقیم: هزینه‌های مربوط به کلیه منابعی است که مستقیماً برای انجام فعالیت به کار می‌روند. به عبارت دیگر هزینه‌هایی است که مستقیماً صرف کاهش زمان پروژه می‌شود و مقدار آن با کاهش زمان اتمام پروژه افزایش می‌یابد.
مجموع هزینه‌های مربوط به تمامی نیروی انسانی، ماشین آلات و تجهیزات و مواد و مصالحی که مستقیماً برای انجام فعالیت مورد نیاز هستند، هزینه‌های مستقیم آن فعالیت محسوب می‌گردند.
سه روش معمولی برای محاسبه این هزینهها عبارتند از :
1- الگوریتم ابتکاری 2- روش زیمنس 3- برنامه‌ریزی خطی
از آنجایی که الگوریتم ابتکاری و روش زیمنس در مسائل بزرگ کارآیی زیادی نداشته و لزوماً مقادیر بهینه هزینه‌های مستقیم را نمی‌دهند، استفاده از آنها در مسائل بزرگ تاکید نمی‌شود.
هزینه‌های غیر مستقیم: این هزینهها مستقیماً در انجام یک فعالیت صرف نمی‌شوند و معمولاً به کل پروژه یا بخشی از پروژه (تعدادی از فعالیتها) مربوط می‌گردند. هزینه‌های غیر مستقیم باید بین فعالیت‌های مربوط به آنها تسهیم (سرشکن) شوند.
این هزینهها با افزایش زمان اتمام پروژه، افزایش می‌یابند.
برای نمونه، هزینه‌های مربوط به اخذ مجوزهای قانونی لازم برای آغاز فعالیت اجرای پروژه ساخت یک برج مسکونی. همین طور هزینه‌های، بیمه، اجاره محل، جریمه دیر کرد، هزینه بخش اداری، بخش برنامه‌ریزی، بخش فنی، بخش مالی (و دیگر هزینه‌های ستادی)
محاسبه هزینه منابع :
علاوه بر تقسیم بندی هزینه ها به هزینه‌های مستقیم و هزینه‌های غیرمستقیم می توان هزینه ها را براساس هزینه منابع نیز طبقه بندی کرد. منابع مورد نیاز فعالیت، به کلیة امکانات و وسایلی گفته می‌شود که برای انجام آن فعالیت مورد نیاز است. هیچ فعالیتی بدون استفاده از منابع انجام شدنی نیست. منابع مورد نیاز فعالیتها در هر پروژه به سه دسته تقسیم می‌شوند:
نیروی انسانی
منابع مورد نیاز فعالیت ماشین آلات و تجهیزات
مواد و مصالح
هر یک از این سه دسته نیز خود انواع بسیار متعددی را شامل می‌شوند.
- نیروی انسانی: کلیة کسانی که مستقیماً در انجام یک فعالیت شرکت دارند، منابع نیروی انسانی مورد نیاز آن فعالیت به حساب می‌آیند. نیروی انسانی مورد نیاز برای انجام یک فعالیت ممکن است دکتر، مهندس، تکنسین، کارگر و ... با انواع تخصصهای مربوط باشد.
- ماشین آلات و تجهیزات: کلیة ماشین آلات، دستگاهها، تجهیزات، ابزار و وسایل مورد نیاز برای انجام یک فعالیت است. انواع ماشین آلات و دستگاههای راه‌سازی، خودروهای سبک و سنگین، دستگاههای صنعتی، انواع ابزار آلات، انواع قید و بستها و ... از این قسم است.
- مواد و مصالح : هر گونه مواد اولیه، مواد نیم ساخته، قطعات اولیه، مجموعه‌ای از قطعات به هم مونتاژ شده، مصالح مصرفی و ... را که مستقیماً در انجام فعالیتها به کار می‌روند، شامل می‌گردد. برای نمونه، برخی از انواع مواد و مصالح مورد نیاز برای انجام فعالیتها عبارتند از: مواد اولیه (خام) شیمیایی برای تولید انواع محصولات شیمیایی، مواد اولیة خوراکیها برای تولید انواع خوراکیها و غذاها، قطعات اولیه یا به یکدیگر مونتاژ شده برای تولید انواع محصولات صنعتی، مصالح مصرفی در انواع کارهای ساختمانی و ....
یکی از سه نوع منبع پیش گفته با ترکیب دوتایی یا سه تایی آنها برای انجام هر فعالیتی در یک پروژه ضروری است. به عبارت دیگر، هیچ فعالیتی بدون استفاده از هیچ یک از این منابع انجام شدنی نیست. در اینجا چند مثال ساده بیان می‌گردد:
• یک رانندة بولدوزر با یک دستگاه بولدوزر و دو نفر رانندة کامیون با دو دستگاه کامیون، فعالیت خاکبرداری و حمل آن را برای تسطیح زمین در پروژة احداث یک جاده انجام می‌دهند.
• فعالیت طراحی دریچة رادیال سرریز اصلی پروژة احداث یک سد خاکی، به یک مهندس مکانیک، یک نقشه‌کش و ملزومات اداری و نقشه‌کشی نیاز دارد. چنانچه لازم باشد نقشه به صورت کامپیوتری ترسیم شود، یک دستگاه کامپیوتر و نرم افزار مربوط نیز از جمله منابع مورد نیاز این فعالیت محسوب خواهند گردید.
در ادامه به نحوه محاسبه هزینه هر یک از انواع منابع می پردازیم:
الف ) محاسبه هزینه نیروی انسانی :
- هزینه بکارگیری منبع انسانی بر حسب نفر – زمان
این روش متداول‌ترین روش محاسبه هزینه نیروی انسانی است. در این حالت هزینه یک منبع بر حسب هزینه یک واحد زمانی استفاده از آن مثلاً نفر ساعت یا نفر – روز بیان می‌شود. برای مثال فرض کنید برای انجام فعالیتی به دو منبع احتیاج است که هزینه نفر – روز بکارگیری هر یک از آنها $ 20 باشد. اگر این فعالیت 5 روز بطول بیانجامد هزینه آن خواهد شد:
مدت زمان بکارگیری * تعداد منبع * هزینه نفر – روز منابع = هزینه مربوط به منابع فعالیت
$ 200=d 5*2*$20=
شایان ذکر است حقوق یک فرد معین با توجه به نوع کاری که انجام می‌دهد متفاوت است هر چه سختی کار و دانش و مهارت مورد نیاز برای انجام کار بیشتر باشد وی بیشتر خواهد بود یعنی مثلاً حقوق یک تکنسین برق برای برق‌کشی داخلی ساختمان مسکونی متفاوت از حقوق همان فرد در برق کشی یک کارخانه می‌باشد.
ب) محاسبه هزینه ماشین آلات و تجهیزات:
1- هزینه ثابت راه‌اندازی یک منبع (setup cost)
هر بار که منبع شروع به کار می‌کند چون زمانی صرف راه‌اندازی و آماده‌سازی (setup) آن می‌شود ممکن است هزینه‌ای اضافه به ازای هر منبع درخواست شود که آن را هزینه راه‌اندازی منبع گویند. این هزینهها فقط یکبار در شروع کار فعالیت اتفاق می‌افتد و به مدت زماین که فعالیت طول می‌کشد بستگی ندارد. این هزینهها معمولاً برای منابعی که مدتی زمان صرف آماده سازی آنها می‌شود وجود دارد.
2- هزینه بکارگیری منبع بر حسب تعداد – زمان
- هزینه اجاره کردن ماشین آلات مورد استفاده در فعالیت لحاظ می‌شود. مثلاً اگر هزینه اجاره کردن یک لودر روزی $300 باشد و مدت زمانی که برای انجام فعالیت احتیاج به لودر داریم 5 روز باشد آنگاه هزینه بکارگیری آن $1500=d5*$300 می‌شود.
توجه کنید چه ماشین آلات مورد نیاز را واقعاً اجاره کنیم و چه آنها را از قبل در اختیار داشته و استفاده کنیم، هزینه به ترتیب گفته شده محاسبه خواهد شد.
اگر برای انجام فعالیتی احتیاج به ساخت تجهیزاتی خاص باشد، داریم:
در آمد حاصل از فروش – هزینه ساخت وسیله = هزینه بکارگیری منبع
ج) محاسبه هزینه مواد و مصالح :
- هزینه مواد مصرفی: ماهیت برخی فعالیتها به گونه‌ای است که علاوه بر هزینه‌های فوق، نیازمند هزینه برای تامین موارد مصرفی نیز هستند. این هزینه نیز در صورت وجود باید به مقادیر قبلی اضافه شود.
هزینه انجام فعالیت بطور ثابت (وگذاری پروژه به پیمانکار):
این نوع برآورد بیشتر برای حالتی به کار می‌رود که یک پیمانکار خارجی مسئولیت انجام یک فعالیت یا بخشی از پروژه را به عهده می‌گیرد. هرچند این هزینه بطور ثابت ارائه می‌شود ولی پیمانکار در محاسبه آن از همان اجزای فوق استفاده کرده است.
در این حالت یک هزینه ثابت(Fixed Cost) برای انجام فعالیت پیشنهاد می‌شود. این هزینه بدون توجه به اینکه زمان فعالیت چقدر ممکن است به طول بیانجامد بوده و ثابت است.
مزیت آن در این است که پیمانکار خود علاقه‌مند است تا فعالیت را در زمان گفته شده به اتمام برساند تا منابع مورد استفاده‌اش هرچه زودتر آزاد شوند.
کنترل هزینه:
سوالات مربوط به هزینه:
هزینه‌های مربوط به منابع برای یک فعالیت خاص چقدر است؟
1- هزینه‌های مربوط به هر منبع برای کل پروژه چقدر است؟
2- برای تکمیل یک فعالیت خاص مجموع هزینه‌های صرف شده چقدر است؟
3- هزینه یا بودجه لازم برای تحویل یک قلم یا یک باکس از نمودار PBS چقدر است؟
4- هزینه یا بودجه کل برای تکمیل یک فاز یا مرحله خاص پروژه چقدر است؟
5- آیا میتوان بدون آنکه زمان اتمام پروژه طولانی‌تر شود، روند مصرف هزینه آنرا تغییر داد؟
6- هزینه پیش‌بینی شده و واقعی انجام پروژه چقدر است؟
روش CBS برای محاسبه بودجه پروژه:
پس از آنکه هزینه تک تک فعالیتها محاسبه شد با استفاده از نمودار WBS یا FBS میتوان هزینه یا بودجه انجام یک مرحله از کار را نیز برآورد نمود. این موضوع در شکل نشان داده شده است. این نمودار (Cost Breakdown Structure) CBS نامیده می‌شود.
بررسی‌مفهومی‌شاخصهای‌هزینه‌ای‌در‌مدیریت پروژه:
مبحث شاخصهای کنترل پروژه بسیار گسترده می‌باشد. اما متاسفانه یا در هیچ کجا از آن استفاده نمی شود یا استفاده از آن نمایشی می باشد. شاخصهای کنترل پروژه عبارتند از:
ACWP=Actual Cost of Work Performance
BCWP=Budget Cost of Work Performance
BCWS=Budget Cost of Work Schedule
BAC=Budget at Complete
CPI=Cost Performance Index
CV=Cost Variance
CV%=Cost Variance Percentage
EAC=Estimate At Complete
SPI=schedule Performance Index
SV=Schedule variance
SV%=Schedule variance Percentage
TCPI=To Complete Performance Index
VAC=Variance at Completion
مقادیر BAC وBCWS در ابتدای پروژه در دسترس است و تحلیلهای پیش از شروع پروژه براساس آن می باشد.
نمودار فوق روند رشد هزینه و هزینه کل پروژه را نشان می دهد. همچنین می توان جذب هزینه براساس فعالیتهایی که 100% شده اند نیز محاسبه نمود، یعنی مبنای جذب هزینه را اتمام فعالیت در نظر گرفت. با توجه به این نمودار میتوان نقاط جذب درآمد را به گونه ای انتخاب کرد که با کمبود درآمد در ماههایی که پیشرفت پروژه زیاد نیست، مواجه نشویم. البته تحلیلهای فراوانی با این داده‌ها میتوان انجام داد که فعلا در مورد آن بحث نمی کنیم. (مثل روند پیشرفت پروژه ،بهبود نمودار جذب هزینه، بهبود نمودار جذب درآمد ،بررسی ناموزون بودن پیشرفت و...)
هنگامی که پروژه شروع می شود عوامل ACWP وBCWP نیز وارد عمل می‌شوند. ACWP مقدار هزینه واقعی را در آن دوره نشان می دهد،BCWP مقدار هزینه‌ای- که با همان پیشرفت- باید می‌کردیم و BCWS مقدار هزینه ای که در قبال پیشرفت برنامه ای باید در آن دوره اتفاق می‌افتاد. یعنی اگر در دوره اول باید با 10% پیشرفت 123 واحد هزینه می‌کردیم اکنـون 6% پیشرفت داشته‌ایم و هزینه واقعی‌مان 119 واحد است. درحالیکه در ازای 6% پیشرفت هزینه باید 104 واحد می‌شد.
منبع: articles.ir