شرکت ماهان مدیریت جامع اطلاعات - www.mahanco.com

جهت کسب اطلاعات بیشتر لطفا به سایت www.mahanco.com مراجعه فرمائید

مقدمه

استمرار بقا مهم ترین نیاز کلیه موجودات زنده و سازمانهاست . زیرا تنها در سایه برقراری و استمرار بقا است که می توان در جهت رسیدن به اهداف و اجرای ماموریتهاتلاش کرد. نکته جالب توجه آن که موضوع بقا تنها به سازمانهای هدفمند، پویا و درتعامل با محیط اختصاص ندارد. بلکه سازمانهایی هم که در طول زمان علت وجودیشان منتفی شده و یا اهداف و ماموریتهای خود را فراموش و یا گم کرده اند نیز، بقا را جایگزین علت وجودی منتفی شده و یا اهداف فراموش شده خود کرده و با تمام قوا در این راه (بقابرای بقا) می کوشند.

البته اینگونه سازمانها در انتهای راه خود قرار داشته و در آینده ای نزدیک در صورت حذف حمایت دولتها، سریعا متلاشی شده و از بین خواهند رفت وبه همین دلیل موضوع این بحث ، قرار ندارند. لکن امروزه شانس بقای سازمانهای پویا و درتعامل با محیط نیز (به علت بروز شرایط شدیدا رقابتی و دشوار محیطی ) در مقایسه باگذشته به شدت کاهش یافته و در معرض خطرات بیشتری قرار گرفته است و اینگونه سازمانها نیز برای حفظ بقا و جایگاه خود ضروری است ، ضمن پیش بینی صحیح تحولات آینده (که لزوما ادامه گذشته نخواهند بود) و متناسب با تحولات پیش بینی شده و رخ داده ، سازماندهی و روشهای اجرایی و عملیاتی و حتی در صورت لزوم ،ماموریتهای خود را طی روندی دائمی ، بازنگری و بهنگام سازند.
سازمانهای موفق در برابر تهدیدهای ضعیف از طریق برنامه ریزیهای تاکتیکی و دربرابر تهدیدهای قوی از طریق برنامه ریزیهای استراتژیک از خود عکس العمل نشان داده وآماده رویارویی و غلبه بر تهدید و حتی الامکان تبدیل آن به فرصت می شوند.
شرایط شدیدا رقابتی موجود، که غالبا سازمانها را علاوه بر رقبای شناخته شده درمقابل رقبایی قرار می دهد که حضورشان قابل پیش بینی نیست ، قطعا تهدیدی بسیار قوی به شمار می رود که جز با برنامه ریزیهای استراتژیک قدرتمند، نمی توان با آن مقابله کرد.برنامه هایی استراتژیک ، نظیر تغییر در سیاستها، تغییر در اهداف و تجدید ساختارسازمانی .
مدیریت بهره وری و کیفیت برنامه ای استراتژیک است که با بهره گیری از آخرین نتایج علوم انسانی و علوم فنی و انسجام موفقیت آمیز آنها توانسته خود را به عنوان فرآیندی نوآورانه و خلاق و مستمر معرفی و عرضه کند که (در صورت استفاده صحیح و متناسب با ویژگیهای سازمانهای مختلف از آن ) می تواند پاسخگوی نیاز سازمانها به بقا و یاحداقل ، افزایش دهنده ضریب اطمینان آنها به بقا و رشد باشد.
البته چنانچه بهبود بهره وری و کیفیت نیازمند انجام تغییرات اساسی در سازمان باشد(که غالبا هم به همین گونه است ) بدیهی است که یک مدیریت تغییرات دقیق نیز مورد نیازخواهد بود تا امور به نحو مطلوب به سازمان برسند.
تعاریف مرتبط با بهره وری و کیفیت
اگرچه تمایل به بهبود وضعیت و ارتقا سطح زندگی از زمان پیدایش بشر همواره درذات او وجود داشته و تنها موجود روی کره خاکی است که روش زندگی اش هیچ گاه باگذشته اش یکسان نبوده و تاکنون همواره روندی تکاملی داشته است و این نشانه توجه عملی او به مفاهیمی نظیر کیفیت و بهره وری است .
لکن تعاریف موردنظر از واژه های کیفیت و بهره وری در ادبیات مدیریتی امروز (و ازجمله مقاله حاضر) مفاهیمی تکامل یافته از مقولاتی هستند که پس از وقوع انقلاب صنعتی و به عنوان ابزارهایی برای رفع مشکلات سازمانها و کمک به رشد و تکامل آنهاساماندهی شده اند.
بهره وری : استفاده کارآمد و موثر از منابع ، در تولید محصولات و خدماتی است که نیازهاو خواسته های استفاده کنندگان را تامین می کند. این مفهوم گسترده بهره وری ، ارتباطنزدیک آن را با کیفیت معلوم می کند. فرهنگ بهره وری نیز به عنوان فلسفه محوری سازمانها، به رفتار، ارزشها الگوهای کار شکل می دهد و هدف سازمان را برای ایجاد ارزش بیشتر از منابع در دسترس ، تامین نیازهای مشتریان ، توسعه روابط کاری ، هماهنگی بین مدیریت و نیروی کار و سهیم شدن عادلانه در دستاوردهای توسعه بهره وری ، بین مشتریان ، کارگران ، مدیران و سرمایه گذاران تامین می کند، هدف نهایی فرهنگ بهره وری بهبود کیفیت زندگی کاری و کیفیت خود زندگی است (ولی شرکتها سازمانهای رفاهی نیستند) و این هدف را باید در محیط بازار و با رقابت شدید به دست آورند و برتری سازمانی کلیدی برای رسیدن به آن اهداف است ، بنابراین فرهنگ بهره وری باید سیستمی نهادینه را در خود جذب کند که به صورت خودکار و پویا نسبت به تغییرات محیط و بازارعکس العمل نشان دهد.
کیفیت : نیز میزان انطباق محصولات یا خدمات را با معیارها، مشخصات و یا انتظارات برخاسته از ماهیت ، خصوصیات ، کارکردها، عملکرد و هزینه ها مشخص می کند،مدیریت کیفیت محصولات را با عیوب کمتر و هزینه های پایین تر تولید می کند و این به مفهوم بهبود بهره وری است خصوصا در شرایط فعلی که بهبود در کیفیت و نیروی کاردیگر منحصر به عملیات ساخت نیست . همچنین بهبود بهره وری شامل استفاده از منابع و فرآیندهای با کیفیت بالا به منظور تولید ستانده هایی است که کیفیت بهتر دارند، از این رو بهبود کیفیت به معنی بهبود بهره وری و بهبود بهره وری به مفهوم بهبود کیفیت است .
توضیح علت آنکه این دو سیستم سالهای نسبتا زیادی هم هدف ولی جدا از هم وتحت عناوینی غیر یکسان به فعالیت می پرداخته اند، آن است که کیفیت (با وجود مفهوم گسترده و فراگیر مستتر در آن ) در ابتدای راه به دلیل نوپابودن و استفاده صرف از ابزار ساده و ابتدایی و یک سو نگر بازرسی (INSPECTION) و کنترل کیفیت آماری محصولات (SQC) تنها توانسته بود محدوده کوچک (کنترل کیفیت عملکرد تولیدات کارخانه ای ) راتحت پوشش خود قرار دهد و اصولا توجهی به دیگر بخشهای سازمان نداشت .پس ازچندی ، مسئولان علاقه مند و کارشناسان شاغل در بخشهای غیر از خط تولید کارخانه ها ویا سازمانهای ستادی که خارج از حیطه توجه کیفیت (با مفهوم ابتدایی آن ) قرار گرفته بودند برای سروسامان دادن به اوضواع وعملا بهبود کیفیت کارهای خویش دست به کارتهیه ، تدوین و اجرای روشهایی شدند، که نام بهره وری به خود گرفت و در ابتدا متقابلامسئولیت آن را تنها تحت پوشش در آوردن و بهبود بخشهایی از امور تلقی کردند که خارج از حوزه کنترل کیفیت عملکرد محصولات کارخانه ای قرار گرفته بودند.
البته در گذر زمان و بلوغ تدریجی شیوه های مورد استفاده در سیستم کیفیت و نیز درسیستم بهره وری ، حیطه های تحت پوشش و بهره مند از منافع این دو سیستم ، آرام آرام وارد مرحله هم پوشانی شده و نهایتا به دلیل آنکه هر دو سیستم اهداف مشابهی را دنبال می کرده اند براساس منطق هم پایانی علمی ، این هم پوشانی به کلیه سطوح سازمان گسترش یافته و عملا امروزه دیگر فرآیندی را در سازمانها نمی توان یافت که نتواند به طورهم زمان تحت پوشش بهره وری و کیفیت قرار گیرد.
در چنین شرایطی فلسفه استقلال تشکیلات عهده دار بهره وری ، و تشکیلات عهده دارکیفیت ، مقبولیت و موضوعیت خود را از دست داده و ادامه وضع را به صورت عاملی ضد بهره وری و ضد کیفیت جلوه گر می سازد.در چنین شرایطی ، آخرین ماموریت مستقل تشکیلات بهره وری و نیز کیفیت را می توان ادغام و اتحاد با یکدیگر دانست تا ضمن ارتقابهره وری و کیفیت سازمان ، (از طریق حذف تشکیلات موازی ) در صورت مدیریت صحیح فرآیند وحدت ، باعث ایجاد سینرژی مثبت و از آن طریق افزایش مجدد بهره وری و کیفیت سازمان شوند.
تعریف جدید بهره وری و کیفیت
بهره وری و کیفیت درواقع دو روی یک سکه اند و مفهوم آنها محدود به تولید کالای کارخانه ای نیست . بلکه در مفهومی وسیع تر کلیه فعالیتهای واحدهای صنعتی را از جمله فروش ، بازاریابی ، اداری مالی ، مهندسی ، و حتی وسیع تر از آن ، همه کار و فعالیتها در کل و یا جزء نظامها دربر می گیرد.
در تعریف جدید توجه به کیفیت اهمیت دارد، زیرا کیفیت بخش اساسی از بهره وری و درواقع عامل عمده آن است ، بخصوص اگر علاوه بر کیفیت محصولات ، به کیفیت کل کسب و کار و سیستم ها و عناصر تولید، راهبرد، سازماندهی ، افراد، تکنولوژی ، فرآیندهاو.... نیز اندیشیده شود.
چگونگی بهبود بهره وری و کیفیت
بهبود در بهره وری و کیفیت به تصادف و یا از روی شانس حاصل نمی شود بلکه تماما نتیجه فرآیندی آگاهانه است یعنی در مدیریت بهره وری و کیفیت همواره بایدگلوگاهها و حوزه های امکان بهبود شناسایی شوند. لذا ضروری است سیستم های سازمانی و فضای عملیاتی لازم برای پیشبرد و تداوم پژوهش برای بهبود فراهم آید.
در این رابطه لازم به ذکر است که ساماندهی و مدیریت فضای عملیاتی (رفتاری )منطقا، مهمترین عامل دررسیدن به بهره وری است ، چرا که بسیاری از ابتکارهای خوب ،در مواجهه با فضای عملیاتی نامناسب بیش از هر عامل دیگر بی ثمر شده اند.
همچنین باید نگرشها و شایستگیهای لازم برای هریک از اعضا سازمان متناسب باشان و توان آنان از طریق آموزش صحیح و مدیریت منابع انسانی ایجاد شود،مکانیسم هایی برای به کارگیری تمام سطوح بهره وری و کیفیت اجرا شود، نظارت وارزیابی مداوم بر دستاوردهای بهره وری و کیفیت صورت پذیرد تا شناسایی حوزه هایی ممکن شود که امکان بهبود بیشتر در آنها وجود دارد. و به طور خلاصه برای استمراربهبود باید یک سیستم مدیریت بهره وری و کیفیت وجود داشته باشد. البته رسیدن به چشم انداز زیبای رشد و بقا که به عنوان نتایج وحدت بخشهای بهره وری و کیفیت (به شرط اجرای صحیح فرآیند مدیریت بهره وری و کیفیت ) سعی درترسیم آن به عمل آمد و منطقا می بایست مورد علاقه و اهتمام تمامی طرفهای ذینفع سازمان قرار گیرد. نیازمند فراهم آوردن مقدماتی است که به صورت خلاصه به معرفی آنهاپرداخته می شود:
1 - وجود اعتقاد منطقی و تعهد عملی در مدیریت ارشد سازمان به این نکته مهم واساسی که نیل به اهداف چرخه بهبود بهره وری و کیفیت علاوه بر آنکه جزء اصلی ترین وظایف و مسئولیتهای مدیریت ارشد است همواره در اولویت اول سازمان نیز قرارخواهد داشت .
2 - مشخص کردن جایگاه فعلی وضعیت سازمان و فاصله آن با دورنمای مطلوب وترسیم شده .
3 - مشخص شدن طرفهای ذینفع سازمان و تعیین میزان علاقه مندی و توانا
خبرنگار افتخاری سایت: امین